Ein Klick und die Korrespondenz mit dem Kunden ist unwiderruflich gelöscht. Absprachen, Verhandlungen und wichtige Details sind in wenigen Sekunden verschwunden. Dieses Beispiel ist keine Fiktion, es ist etwas, dass tagtäglich in Unternehmen passiert. 

Threats from within, Bedrohungen von Innen rücken durch die starke Zunahme immer mehr in den Fokus im Bereich der IT-Sicherheit. Wie erlangen Sie die Kontrolle über die Daten zurück? Sie denken an die Wiederherstellung des Backups? Sind wirklich alle E-Mails vorhanden oder wurden zwischen den Backupzeiten E-Mails gelöscht? Sicher sein können Sie sich nicht.

Die Löschung der Daten als Racheakt

Oftmals gehen Arbeitsverhältnisse nicht im Guten aus. Um dem ehemaligen Arbeitgeber und dem Chef möglichst viel Schaden zuzufügen und sich für all die Gemeinheiten zu rächen, ist ein beliebtes Mittel die Löschung von Dateien und insbesondere von E-Mails, die maßgeblich zu bestimmten Projekten und Verhandlungen beigetragen haben. Wenn diese Informationen nicht mehr vorhanden sind, so denkt der noch Mitarbeiter kann er möglichst großen Schaden anrichten. Wie gut sind Sie als Unternehmer oder Ihr IT-Dienstleister auf dieses Szenario vorbereitet?

Das E-Mail-Archiv als Versicherung

Die E-Mail-Archivierung ist Ihre größte und effektivste Versicherung. Alle E-Mails werden manipulationssicher und lückenlos im E-Mail-Archiv abgelegt und können diese bei Bedarf auch in Sekundenschnelle wiederherstellt werden. Der entstandene Schaden? Glücklicherweise keiner. Die Kosten für ein cloudbasiertes E-Mail-Archiv sind im Vergleich gering gegenüber Schäden, die durch die Löschung von E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters entstehen. Neben dem finanziellen Aspekt ist auch der interne Informationsaustausch sichergestellt, sodass Mitarbeiter nahtlos die Aufgaben und Kommunikation des ehemaligen Arbeitnehmers übernehmen können.

Kein E-Mail-Archiv? Was Sie jetzt tun können

Besitzen Sie derzeit noch keine Archivierungslösung, empfiehlt es sich spätestens jetzt, die ersten Schritte zur Planung und Implementierung einzuleiten. Folgende Punkte helfen Ihnen bei Realisierung einer E-Mail-Archivierung.

  • Wie werden momentan private E-Mails behandelt? Sind diese auf dem Firmenaccount erlaubt? Wenn ja, sollten Sie die private Nutzung per Betriebsvereinbarung untersagen. Andernfalls ist die Hürde für die Implementierung einer E-Mail-Archivierung aus Datenschutzgründen sehr hoch. 
  • E-Mail-Archiv lokal oder cloudbasiert? Besitzen Sie im Falle einer lokalen Lösung über ausreichend Speicher, Performance und Redundanz? Vergleichen Sie die Kosten mit einer cloudbasierten Lösung, wie z. B. MailVault.
  • Welches Speichervolumen ist zu erwarten? Wie gut kann die E-Mail-Archivlösung die Daten komprimieren? Vergleichen Sie auch ausgiebige Lösung, denn Speicher ist der größte Kostenfaktor.
  • Besitzen wir das interne Know-how, um eine eigene Lösung zu betreiben? Auch hier lohnt sich der Vergleich zu einem cloudbasierten E-Mail-Archiv, um das Know-how auf den Anbieter auszulagern.
  • Welche Funktionen bieten unterschiedliche Anbieter und welche sind Ihnen besonders wichtig?

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