Für die meisten Unternehmen sind E-Mails ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Arbeitsabläufe und der Kommunikation. Viele Unternehmen sind sich jedoch nicht bewusst, wie wichtig es ist, ihre E-Mails zu archivieren und eine richtige E-Mail-Aufbewahrungsstrategie zu haben.

Eine angemessene E-Mail-Aufbewahrungsstrategie ist für den Datenschutz und die Einhaltung von Datenvorschriften sowie für die Absicherung Ihres Systems vor der Nichtverfügbarkeit des E-Mail-Dienstes von größter Bedeutung. Aber was genau ist E-Mail-Archivierung und was kann sie für Ihr Unternehmen tun?

Was ist eine E-Mail-Archivierung?

Die E-Mail-Archivierung ist eine Lösung, mit der die E-Mails eines Unternehmens in ihrem ursprünglichen Zustand gespeichert werden, damit sie im täglichen Geschäftsbetrieb leicht abgerufen werden können. E-Mail-Archive werden auch eingesetzt, um ein Unternehmen im Falle eines Rechtsstreits zu schützen und um die Einhaltung von Industriestandards zu gewährleisten. E-Mail-Archivierung kann jedoch mehr als das sein: Sie dient als Backup zum täglichen Speicher auf den E-Mail-Servern und ist eine einfach zu handhabende Alternative zur Langzeitarchivierung. Ausgefeilte Archivierungslösungen ermöglichen es Anwendern, im Falle eines vorübergehenden Ausfalls des E-Mail-Dienstes Notoperationen (z. B. das Beantworten einer E-Mail) durchzuführen.

Welche Probleme löst die E-Mail-Archivierung?

Für Unternehmen ist es unerlässlich, ihre E-Mails zu archivieren. Ohne ein geeignetes Archivierungssystem können Unternehmen mit verschiedenen Problemen konfrontiert werden, wie zum Beispiel:

  • Unternehmen können aufgrund des großen Volumens der vorhandenen E-Mails möglicherweise keine neuen E-Mails senden oder empfangen, was nicht nur den E-Mail-Server beträchtlich verlangsamt, sondern auch die vereinbarten und festgelegten Volumenkontingente zum Überschreiten bringt.
  • E-Mail-Server, insbesondere die Cloud-basierten, können, wie jeder Server, Ausfallzeiten und Dienst-Nichtverfügbarkeit haben. Aus Kundensicht ist es nicht möglich, festzustellen, wie lange diese Ausfallzeit dauert und, was ebenso wichtig ist, ob dadurch Daten verloren gegangen sind. Es gab bekannte Vorfälle bei den beiden größten Anbietern, Office 365 (Microsoft) und Google Workspace, die beide mit der Dienst-Nichtverfügbarkeit und fehlenden E-Mail-Nachrichten zu tun hatten.
  • Unternehmen können über unzureichende E-Mail-Aufzeichnungen verfügen, die im Falle eines Rechtsstreits oder einer anderen rechtlichen Angelegenheit praktisch nutzlos sein können; es ist z. B. für die DSGVO zwingend erforderlich, ordnungsgemäße, nicht manipulierte Aufzeichnungen zu haben, und zwar für bis zu 10 Jahre! Und dazu gehören auch E-Mail-Nachrichten, die unter Umständen einen rechtlichen Wert haben.

Ein effektives Archivierungssystem kann Unternehmen die Mühe ersparen, Hunderte oder sogar Tausende von E-Mails zu durchsuchen, wenn eine wichtige E-Mail versehentlich gelöscht wurde, und ein Unternehmen auf mögliche eDiscovery-Anfragen vorbereiten.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Abgesehen davon, dass Endbenutzer und Mitarbeiter schnell auf E-Mail-Nachrichten zugreifen können, erleichtert ein E-Mail-Archivierungssystem die Einsparung von Serverrechenleistung und die Einhaltung von Kontingenten bei gleichzeitiger Aufbewahrung wertvoller Informationen. Weitere Vorteile der E-Mail-Archivierung sind:

  • Sofortige Einsicht in alle jemals gesendeten oder empfangenen E-Mails
  • Notfall-Postfächer für Geschäftskontinuität
  • Aus finanzieller Sicht eine günstigere Vorgehensweise mit Speicherplatz und Grenzen
  • Effiziente Suchfunktion, um den Inhalt von E-Mails und Anhänge zu durchsuchen
  • Geografische Speicherung und Systemredundanz in Bezug auf die E-Mail-Server
  • Konfigurierbare und komfortable Backup- und Wiederherstellungsfunktionen

Warum ist es für Unternehmen wichtig, E-Mails zu archivieren?

Hier finden Sie einige Gründe für Unternehmen, warum es ich lohnt, in eine E-Mail-Archivierungslösung zu investieren:

  1. Speicherverwaltung

    Jeden Tag wird der E-Mail-Server eines Unternehmens mit neuen E-Mails gefüllt. Das digitale Volumen verlangsamt jedoch die Geschwindigkeit und Leistung des Servers, insbesondere wenn die Mitarbeiter ihre E-Mails nicht löschen. Ein E-Mail-Archivierungssystem regelt dieses Problem, indem es E-Mails an einem sicheren Ort speichert. Eine E-Mail kann immer noch gelöscht werden, aber die Kopien bleiben im Archivierungssystem erhalten.
  2. Rechtsstreitigkeiten

    Rechtsstreitigkeiten erfordern die Beschaffung von E-Mail-Korrespondenz, oft bis zu mehreren Jahren zurück. Mit einer E-Mail-Archivierungslösung kann das Unternehmen E-Mails mit einem einzigen Klick beschaffen und spart sich so die Zeit und den Aufwand, Tausende von alten E-Mails durchzusehen.
  3. Mitarbeiteraufsicht

    Wenn Mitarbeiter entscheiden können, welche E-Mails aufbewahrt und welche gelöscht werden, kann sich das Unternehmen in großen Schwierigkeiten befinden. Mitarbeiter können wichtige Informationen löschen oder den Server überlasten, was mit einer E-Mail-Archivierungslösung verhindert werden kann.
  4. IT-Produktivität

    IT-Administratoren haben in der Regel keine freie Zeit, um ihren E-Mail-Speicher zu verwalten. Die E-Mail-Archivierung spart Zeit und hält ihnen den Rücken frei für wichtigere Aufgaben im Unternehmen.

Erwähnenswert ist auch, dass im Jahr 2006 ein Gesetz verabschiedet wurde, das die Datenarchivierung vorschreibt. Daher ist die E-Mail-Archivierung nicht nur wichtig und wertvoll, sondern eine gesetzliche Notwendigkeit. Wenn wir die jüngsten Probleme mit Office 365 betrachten, wie z. B. die Probleme mit der Datenlecks und dem Versagen der Compliance und sogar den Skandal mit Microsofts Verarbeitung von Authentifizierungsanfragen, dann ist es entscheidend, ein vom E-Mail-Server unabhängiges Archivierungssystem zu haben. Eines, das zuverlässiger ist und das auch als Backup-System funktioniert.