Die richtige Wahl der Strategie zur E-Mail-Archivierung trägt maßgeblich dazu bei wie effizient die E-Mail-Archivierung letztlich ist. Grundlegend werden zwei Arten bei der E-Mail-Archivierung eingesetzt:

Die Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden E-Mails in definierten Abständen aus den Postfächern in ein Archivpostfach kopiert. Ein großer Nachteil dieser Methode ist die mögliche Manipulation und Löschung von E-Mails, bevor diese in das Archivpostfach für das E-Mail-Archiv übertragen wurden. Dadurch ist nicht sichergestellt, dass alle E-Mails vorhanden und diese revisionssicher abgelegt sind.

Journaling

Beim Journaling werden alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt vom E-Mail-Server abgegriffen und das E-Mail-Archiv kopiert. Bei der Planung der Aufbewahrung und Konformität von Nachrichten ist es wichtig, Journaling in seiner Logik zu verstehen.

Warum Journaling wichtig ist

Journaling ist die Möglichkeit, die gesamte E-Mail-Kommunikation, in einer Organisation aufzuzeichnen, um sie in der E-Mail-Aufbewahrungs- oder Archivierungsstrategie der Organisation zu verwenden. Um eine zunehmende Anzahl von regulatorischen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen, sind Unternehmen gesetzlich durch die DSGVO verpflichtet ihren E-Mail-Verkehr in einem E-Mail-Archiv zu abzulegen. Journaling ist eine manipulationssichere Methode zur E-Mail-Archivierung, da die E-Mails bereits in das E-Mail-Archiv kopiert sind, bevor diese im Benutzerpostfach ankommen. Ebenso zählt dies für versendete E-Mails. Erst nachdem die E-Mail in der Archivierungslösung gespeichert wurde, wird diese an das Benutzerpostfach weitergeleitet.

Wenn die E-Mail-Lösung kein Journaling anbietet

Der Großteil der E-Mail-Lösungen bietet einen integrierten Journaling-Service an. Einige wenige verfügen jedoch über keinen internen Journaling-Service. Wenn Sie dennoch Ihre E-Mails revisionssicher archivieren möchten, so wie es gesetzlich im GoDB vorgeschrieben ist, können Sie auf E-Mail-Archivierungslösungen zurückgreifen, die einen eigenen Journaling-Service benutzen.

Die Vorteile eines E-Mail-Archivs

E-Mail-Archive werden häufig als notwendiges Übel angesehen und unter Umständen dennoch nicht nach den gesetzlichen Vorgaben verwaltet. Ein revisionssicheres (unveränderbares) E-Mail-Archiv bietet im Notfall auch die nötigen Informationen, die z. B. bei Streitigkeiten vor Gericht benötigt werden. Stellen Sie sich vor, eben diese E-Mails sind nicht mehr vorhanden, weil Sie kein E-Mail-Archiv nutzen. Das wäre nicht nur ärgerlich, sondern unter Umständen auch teuer, wenn Sie gesetzliche Vorgaben nicht einhalten.

Aber auch bei der Wahl des E-Mail-Archivs gibt es zwei grundlegende Unterschiede zu beachten. Wo lagern Ihre archivierten Daten? Archivierte Daten sollten stets von Live-Daten getrennt und außerhalb des internen Netzwerkes aufbewahrt werden. Nur so sind Sie langfristig sicher vor Cyberattacken und CryptoLockern. Ein Cloud-E-Mail-Archiv bietet die höchste Sicherheit und die beste Effizienz:

  • Keine Anschaffungskosten
  • Keine Hardwarewartungen
  • Separater Speicher für mehr Sicherheit
  • 100 % DSGVO-konform
  • Bessere Performance
  • Immer Up-to-date
  • Hochverfügbarkeit von 99,9999999 %

Alle Kategorien