Die richtige Wahl der Strategie zur E-Mail-Archivierung trägt maßgeblich dazu bei wie effizient die E-Mail-Archivierung letztlich ist. Grundlegen werden zwei Arten bei der E-Mail-Archivierung eingesetzt:

Die Postfacharchivierung

Bei der Postfacharchivierung werden E-Mail in definierten Abständen aus den Postfächern in ein Archivpostfach kopiert. Ein großer Nachteil dieser Methode ist die mögliche Manipulation und Löschung von E-Mails, bevor diese in das Postfach für das E-Mail-Archiv übertragen werden. Dadurch kann nicht sichergestellt werden, dass alle E-Mails vorhanden und diese revisionssicher abgelegt worden.

Journaling

Beim Journaling werden alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt vom E-Mail-Server abgegriffen und kopiert. Bei der Planung der Aufbewahrung und Konformität von Nachrichten ist es wichtig, Journaling zu verstehen.

Warum Journaling wichtig ist

Journaling ist die Möglichkeit, die gesamte E-Mail-Kommunikation, in einer Organisation aufzuzeichnen, um sie in der E-Mail-Aufbewahrungs- oder Archivierungsstrategie der Organisation zu verwenden. Um eine zunehmende Anzahl von regulatorischen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen, müssen viele Unternehmen Aufzeichnungen über die Kommunikation führen, die stattfindet. Journaling ist eine manipulationssichere Methode zur E-Mail-Archivierung, da die E-Mails bereits kopiert sind, bevor diese im Benutzerpostfach ankommen. Ebenso zählt dies für versendete E-Mails.

Wenn die E-Mail-Lösung kein Journaling anbietet

Der Großteil der E-Mail-Lösungen bietet einen integrierten Journaling-Service an. Einige wenige verfügen jedoch über keinen internen Journaling-Service. Wenn Sie dennoch Ihre E-Mails revisionssicher archivieren möchten, so wie es gesetzlich im GoDB vorgeschrieben ist, können Sie auf E-Mail-Archivierungslösungen zurückgreifen, die einen eigenen Journaling-Service benutzen. 

Warum Sie ein E-Mail-Archiv einsetzen sollten

E-Mail-Archive werden häufig als notwendiges Übel angesehen und unter Umständen dennoch nicht nach den gesetzlichen Vorgaben verwaltet. Ein revisionssicheres (unveränderbares) E-Mail-Archiv bietet im Notfall auch die nötigen Informationen, die z. B. bei Streitigkeiten vor Gericht benötigt werden. Stellen Sie sich vor, eben diese E-Mails sind nicht mehr vorhanden, weil Sie kein E-Mail-Archiv nutzen. Das wäre nicht nur ärgerlich, sondern unter Umständen auch teuer.

Aber auch bei der Wahl des Archivs gibt es zwei grundlegende Unterschiede zu beachten. Wo lagern Ihre archivierten Daten? Archivierte Daten sollten stets von Live-Daten getrennt aufbewahrt werden. Nur so sind Sie langfristig sicher vor Cyberattacken und Cryptolockern. Ein Cloud-E-Mail-Archiv bietet die höchste Sicherheit und die beste Effizienz:

  • Keine Anschaffungskosten
  • Keine Hardwarewartungen
  • Separater Speicher für mehr Sicherheit
  • 100 % DSGVO-konform
  • Bessere Performance
  • Immer Up-to-date
  • Hochverfügbarkeit von 99,9999999 %