Häufig wird in Unternehmen die Unterschiede zwischen Backup und Archiv missverstanden. Im Bereich der Datenintegrität und der gesetzlichen Vorschriften, sowohl für Backup als auch für die Archivierung von Daten, gibt es weitreichende Unterschiede für Unternehmen. Ein Backup umfasst den IST-Zustand eines Systems zu einem festgelegten Zeitpunkt. Ein revisionssicheres Archiv hingegen ist eine fortlaufende Aufzeichnung an Daten, welche nicht manipuliert oder gelöscht werden können. 

Was ist ein Backup?

Ein Backup bildet den aktuellen Zustand des Systems zur Zeit der Ausführung dar. Werden fortlaufende Backups angefertigt, auch bekannt als inkrementelle oder differenzielle Backups, werden die veränderten Daten in das Backup übernommen. In erster Linie werden Backups dafür benötigt, um im Ernstfall eine schnelle Wiederherstellung von Systemen zu ermöglichen und die damit verbundene Downtime zu minimieren. 

Werden aufeinanderfolgende Backups angelegt und Dateien zwischenzeitlich gelöscht, sind diese im Backup nicht vorhanden. Wenn ein Backup eines E-Mailservers fälschlicherweise als Archiversatz dienen soll, ergeben sich dadurch sowohl gesetzliche Missstände, aber auch für die Datenintegrität. Wichtige Dateien und E-Mails sind im Zweifelsfall nicht auffindbar, wenn Sie zwischen den Backups empfangen bzw. gesendet und vom Benutzer gelöscht wurden. 

Backups retten Ihr Unternehmen!

Ist es erst mal passiert ist die Sorge groß, dass gelöschte Dateien nicht mehr wiederhergestellt werden können. Genau zu dieser Zeit wird häufig festgestellt, dass die Backup-Richtlinien nicht getestet wurden oder unzureichend implementiert sind. Die richtige Backup-Strategie ist demnach wichtiger als zuvor. Wichtige Überlegungen, die bei der Planung für das Backup einfließen sollten sind unter anderem:

  • Welche Daten werden gesichert?
  • Wird eine Hochverfügbarkeit benötigt?
  • Wie oft müssen diese gesichert werden?
  • Sind die Dateien redundant vorhanden?
  • Ist das Backup lesbar?
  • Wird das Backup lokal oder in einer Cloud gelagert?

Eine ausreichende Planung und fortwährende Testung ist daher unverzichtbar, um im Ernstfall gewappnet zu sein. Administratoren und IT-Dienstleister wissen: Häufig sind Backups dann defekt, wenn sie benötigt werden. Implementieren Sie daher einen Disaster-Recovery-Plan (DRP). Dieser regelt klar, wer, wann und wofür zuständig ist. So kann im Ernstfall ohne Panik reagiert und das Problem in kurzer Zeit gelöst werden kann.

Was ist ein Archiv?

Im Gegensatz zum Backup, welches den IST-Zustand der Daten aufnimmt, handelt es sich bei einem revisionssicherem Archiv um die fortlaufende Aufzeichnung von Dateien, die nicht manipuliert oder gelöscht werden können. In einem revisionssicheren E-Mail-Archiv werden E-Mails per Journaling direkt beim E-Mail-Versand bzw. Empfang in das Archiv kopiert. Dadurch können diese nicht gelöscht oder manipuliert werden. 

Zudem verfügt ein solches Archiv beispielsweise über separate Benutzerollen und einen Auditlog, welches jegliche Änderung im Archiv protokolliert. Dieses Log ist nicht löschbar. Die abgelegten Dateien unterliegen gesetzlichen Haltefristen. In der Regel sind diese 10 Jahre für geschäftliche Korrespondenzen. Nach dieser Haltedauer können die Daten manuell oder per definierter Regel aus dem Archiv entfernt werden. 

Ein Archiv ist mehr als eine Datenablage

Das Potenzial von Archivlösungen wird teils noch unterschätzt. Was anfänglich wie ein reiner Kostenverursacher aussieht, entpuppt sich bei richtiger Handhabung zum idealen Recherchetool. Das freut nicht nur Mitarbeiter und Chefs. Durch effiziente Suchabfragen lassen sich in kürzester Zeit E-Mails aus längst vergangenen Tagen finden. Zudem können sich IT-Abteilungen dem Tagesgeschäft widmen und müssen nicht mühevoll E-Mails in alten Backupständen für Benutzer heraussuchen und wiederherstellen. 

Das spart Zeit und Geld. Damit das Archiv nicht zur Datenkrake wird und unaufhaltsam wächst, ist bei der Wahl der Archivlösung auf eine sehr hohe Komprimierung und Deduplizierung zu achten. Diese sorgt dafür, dass der Speicherplatz optimal genutzt und so klein wie möglich gehalten wird.

Es ist keine Frage ob Backup oder Archiv

Es ist nicht die Frage, ob ein Backup oder Archiv eingesetzt werden muss. Beide Varianten gehen Hand in Hand, da sowohl das Backup, als auch das Archiv eigene Voraussetzungen mitbringen und diese im IT-Umfeld erfüllen.